Lógica de un proceso que utilice plantillas de Word

 

Generalmente se incluyen en este apartado todos aquellos procesos encargados de obtener cartas, circulares, etiquetas, etc.

 

Estos procesos utilizan una posibilidad de Word que es la combinación de correspondencia. Para combinar correspondencia en Word se necesitan dos tipos de archivos. El documento principal o plantilla y el origen de datos, un fichero que contiene los datos que se van a colocar en el documento principal para crear un nuevo documento con la mezcla de los dos.

 

El documento principal es un documento Word que contiene el formato del documento que deseamos crear y en él se colocan los nombres de los campos que deben ser sustituidos por los proporcionados por la aplicación para obtener el documento definitivo.

 

El origen de datos es un fichero ASCII que contiene en la primera línea los nombres de los campos que componen la base de datos y a partir de la segunda los datos propiamente dichos.

 

El documento principal debe ser uno de los proporcionados por la aplicación o uno nuevo que cree el usuario. El origen de datos es creado por la aplicación con los datos que cumplan los criterios de selección del usuario.

 

Si el usuario crea un nuevo documento principal o plantilla no olvide que no es suficiente con crearlo para que lo pueda utilizar la aplicación, además, debe registrarlo. Para ello utilice la opción de Definición de plantillas.

 

Los procesos que utilizan la combinación de correspondencia de Word tienen varios grupos de datos.

 

En el grupo de rangos se teclean los valores que deben tener los campos de la base de datos para que se incluyan en el proceso.

 

En el campo Plantilla se debe seleccionar una de las que se presentan para el proceso. Para ello haga clic con el ratón en el botón que aparece a la derecha del campo y seleccione una de las que se muestran en la lista que se despliega, haciendo clic sobre ella.

 

En el campo Combinar en... se debe elegir entre:

•Impresora: La combinación de correspondencia se envía directamente a la impresora. Aparece la pantalla de selección de impresora, después se imprime el documento por la impresora seleccionada y aparece la pantalla de Word. Una vez halla finalizado la impresión del documento debemos cerrar Word, al cerrarse Word nos pregunta si deseamos guardar los cambios, debemos responder que "No" ya que de lo contrario modificaríamos la plantilla original del documento. Si cuando aparece la pantalla de selección de impresora hacemos clic en el botón de "Cancelar", nos aparecerá una pantalla titulada "Microsoft Visual Basic" avisándonos que se ha producido un error, debemos hacer clic en el botón "Finalizar". Este mensaje se produce porque hemos interrumpido el comando de impresión. Este es el método recomendado cuando se combina mucha información.

•Documento nuevo: La combinación de correspondencia se envía a un nuevo documento de Word. Finalizada la combinación tendremos dos documentos de Word en pantalla, la plantilla y el nuevo documento con el resultado de la combinación. Con el nuevo documento podemos hacer lo que deseemos, imprimirlo o guardarlo para su posterior uso, pero debemos cerrar el documento correspondiente a la plantilla sin modificarlo según lo explicado en el primer punto. Este método se puede utilizar cuando la información a combinar no es mucha, ya que de lo contrario podrían producirse errores.

•Crear datos de prueba: Este proceso genera una muestra de datos para combinar, es decir, crea el fichero de origen de datos. Utilizaremos este método cuando deseemos obtener una muestra de datos para crear una nueva plantilla de Word. Al final del diálogo se mostrará el camino completo del fichero que el proceso va a crear como origen de datos para la combinación de correspondencia.